Die DAkkS hat Regelungen für die Durchführung von Auditierungen im Zusammenhang mit der Corona Pandemie veröffentlicht. Entsprechend der Festlegungen gewährleisten wir für unsere Kunden die Aufrechterhaltung der Zulassungen bzw. Zertifizierungen. Sie brauchen in diesem Zusammenhang nichts unternehmen, wir kommen rechtzeitig auf Sie zu um ein passendes Vorgehen mit Ihnen abzustimmen. Nachfolgend die Veröffentlichung der DAkkS:
Handlungsanweisungen zum Umgang mit den Risiken im Zusammenhang mit der Ausbreitung von Covid-19 für die Tätigkeit von fachkundigen Stellen (FKS) im Bereich AZAV
Stand: 23.03.2020
1. Hintergrund
Die Ausbreitung des Coronavirus (Covid-19) in Deutschland und der Welt gewinnt derzeit erheblich an Dynamik. Die Auswirkungen erstrecken sich auch auf die Tätigkeiten der FKS. Die Deutsche Akkreditierungsstelle hat daher ein umfangreiches Maßnahmenpaket verabschiedet mit Maßnahmen, die geeignet sind Mitarbeiter, Begutachter und FKS möglichst gut zu schützen. Die DAkkS bittet die FKS um Verständnis für die notwendigen Maßnahmen und darum, die damit einhergehenden Veränderungen zur bisherigen Routine zu berücksichtigen.
2. Auswirkungen auf die Tätigkeiten der FKS
Alle FKS müssen von Fall zu Fall bewerten, wie sie mit der Pandemie und deren Auswirkungen umgehen. Grundlage für diese Bewertung sind die gesetzlichen Anforderungen, die lokalen behördlichen Auflagen sowie etwaige Bestimmungen von Vertragspartnern oder Programmeignern. Zertifizierungsstellen für Managementsysteme können in Bezug auf ihre eigene Situation und auf Kunden, die von der Pandemie betroffen sind, die Bestimmungen des informativen Dokuments IAF ID 3:2011 („IAF Informationsdokument für das Management von außerordentlichen Ereignissen oder Umständen, die AS, KBS und zertifizierte Organisation betreffen“ – Deutsche Übersetzung) als Grundlage ihrer internen Abwägungen anwenden. Alle FKS können diese Vorgaben sinngemäß auf ihre Situation übertragen. Zusätzlich hat die DAkkS gemeinsam mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (Programmeigner) und der Bundesagentur für Arbeit folgende Handlungsempfehlung abgestimmt:
- Eine Verschiebung anstehender Überwachungs- und erneuter Zulassungsaudits für einen Zeitraum von max. 6 Monaten entsprechend des Dokuments IAF ID 3:2011 ist auch für den Bereich AZAV vorläufig zulässig. Die Verlängerung der Trägerzulassung kann schriftlich und formlos durch die FKS bestätigt werden. Diese Verlängerung dient auch zur Vorlage gegenüber den örtlichen Kostenträgern.
- Die teilweise Durchführung der anstehenden Überwachungs- und erneuten Zulassungsaudits durch „alternative Methoden“ (sog. Remote-Verfahren) unter Berücksichtigung der Anforderungen des Dokuments IAF MD:4:2018 ist zulässig. Durch Remote-Audits dürfen im Fall von Überwachungsaudits maximal 50% und im Fall von erneuten Zulassungsaudits maximal 70% des Auditumfangs durchgeführt werden. Auf die weiteren Anforderungen des IAF MD 4 wird verwiesen.
- In beiden Fällen muss durch die FKS / den Träger nachgewiesen werden, dass die reguläre Durchführung des Audits angesichts der Corona-Pandemie vor dem Hintergrund einer internen Risikobeurteilung nicht möglich ist. Die DAkkS behält sich vor, sich von den FKS entsprechende Nachweise vorlegen zu lassen.
- Die DAkkS ist durch die Zulassungsstellen über die Verschiebung von (erneuten) Zulassungsaudits und die damit einhergehende Verlängerung der Zulassung für einen Zeitraum von max. 6 Monaten über das ursprüngliche Ablaufdatum hinaus schriftlich zu informieren. Die Verlängerung der Trägerzulassung kann schriftlich (z.B. per Brief oder E-Mail)dem Träger bestätigt werden. Diese Verlängerung dient auch zur Vorlage gegenüber den örtlichen Kostenträgern.
Die DAkkS weist vorsorglich darauf hin, dass Entscheidungen zur Erst- und erneuten Trägerzulassung nicht ohne örtliche Prüfung erfolgen können, da dies in § 181 Abs. 4 SGB III explizit gefordert ist. Sie können lediglich für einen Zeitraum von max. 6 Monaten verschoben werden.
Auch die jährliche Überwachungsbegutachtung gem. § 181 Abs. 5 i.V.m. § 177 Abs. 3 S. 3 SGB III kann nicht ohne örtliche Prüfung erfolgen, sie kann lediglich für einen Zeitraum von max. 6 Monaten verschoben werden.
Ein vollständiger Ersatz durch „alternative Methoden“ (sog. Remote-Audits) ist im Rahmen der Erst- und erneuten Trägerzulassung sowie der Überwachung nicht möglich.
Alle Maßnahmen, die von FKS aufgrund der Auswirkungen der Pandemie und auf Basis risikoorientierter Überlegungen als Alternative zur regulären Vorgehensweise durchgeführt werden, sind zu dokumentieren, zu begründen und der DAkkS auf Anfrage oder im Rahmen des Verfahrensmanagements zur Verfügung zu stellen.
Zusammenfassung
1. Erstmalige Trägerzulassung
Neben der Dokumentenprüfung ist ein Vor-Ort-Audit notwendig.
2. Überwachungen bestehender Trägerzulassungen
2.1. Möglichkeit: Gesamter Audittermin wird um bis zu 6 Monate verschoben
2.2. Möglichkeit: Durch Remote-Audits dürfen im Fall von Überwachungsaudits maximal 50% des Auditumfangs durchgeführt werden. IAF MD 4: 2018 gilt
entsprechend
3. Erneute Trägerzulassung
3.1. Möglichkeit: Gesamter Audittermin wird um bis zu 6 Monate verschoben
3.2. Möglichkeit: Durch Remote-Audits dürfen im Fall von Audits zur erneuten
Zulassung maximal 70% des Auditumfangs durchgeführt werden.
4. Für Maßnahmezulassungen gilt:
4.1. Maßnahme und Träger wurden von einer FKS zugelassen:
Auch für die Überwachung von Maßnahmezulassungen (im Rahmen der Überwachung der Trägerzulassung) gilt: Die Verlängerung der Maßnahmezulassung kann dem Träger schriftlich bestätigt werden.
4.2. Maßnahme und Träger wurden von verschiedenen FKS zugelassen:
Die Überwachung der Maßnahmezulassungen erfolgt analog zum Verfahren der Trägerzulassung.