AZAV Trägerzulassung

Wie erwähnt, werden die Anforderungen der AZAV bzw. des SGB III durch den Beirat noch weiter konkretisiert. Für den Bereich der Trägerzulassung bzw. AZAV Zertifizierung handelt es sich, neben verschiedenen Verfahrensanforderungen für die Zulassung und Überwachung der Träger um eine inhaltliche Ausgestaltungen der Anforderung zum Vorliegen eines Systems zur Sicherung der Qualität nach § 178 Nr. 4 SGB III i.V.m. § 2 Abs. 4 AZAV. Der Beirat verlangt zu den verschiedenen Unterpunkten Aussagen über folgende Punkte:

• zu einem kundenorientierten und auf Eingliederung in den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt gerichteten Leitbild:
  – Unternehmensprofil des Trägers,
  – Definition der „Kunden“ des Trägers und Nachweis, dass auf die Erwartungen der Kunden eingegangen und dies in den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung integriert wird,
  – Ausrichtung des Leitbildes am Ausbildungs- und Arbeitsmarkt,
  – In- und extern kommuniziertes Leitbild, welches regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst wird.
• zur Unternehmensorganisation und -führung, einschließlich der Festlegung von Unternehmenszielen und der Durchführung eigener Prüfungen zur Funktionsweise des Unternehmens:
  – Aufbau- und Ablauforganisation inklusive der Verantwortlichkeiten im Unternehmen,
  – Unternehmensziele sowie operationalisierbare Ziele, die relevant für den Fachbereich der Zulassung bzw. die Arbeitsmarktdienstleistung sind,
  – Verfahren, wie das Unternehmen Qualitätspolitik und Qualitätsziele festlegt und regelmäßig überprüft.
• zu einem zielorientierten Konzept zur Qualifizierung und Fortbildung der Leitung und der Lehr- und Fachkräfte:
  – Konzeption zur Personalentwicklung mit Aussagen zur Fort- und Weiterbildung und zur Personalpolitik,
  – Bedarfsermittlung an Schulungen des Personals,
  – Beurteilung der Wirksamkeit der durchgeführten Qualifizierung.
• zu Zielvereinbarungen, einschließlich der Messung der Zielerreichung und der Steuerung fortlaufender Optimierungsprozesse auf Grundlage erhobener Kennzahlen und Indikatoren:
  – Aktuelle und messbare Unternehmens- und Qualitätsziele unter Darlegung der daran Beteiligten,
  – Regelmäßige Überprüfung der Zielerreichung,
  – Weiterentwicklung der Ziele und der Korrekturmaßnahmen.
• zur Berücksichtigung arbeitsmarktlicher Entwicklungen bei Konzeption und Durch- führung von Maßnahmen der Arbeitsförderung:
  – Aktuelle und systematische Analyse des kundenrelevanten Ausbildungs- und/oder Arbeitsmarktes,
  – Kontinuierliche Einbeziehung der Analyseergebnisse in die Maßnahmekonzeption und Maßnahmedurchführung,
  – Aktuelle und systematische Analyse der kundenrelevanten Bedarfe in Bezug auf die Zielsetzung der Maßnahme.
• zu den Methoden zur Förderung der individuellen Entwicklungs-, Eingliederungs- und Lernprozesse der Teilnehmenden:
  – Verfahren zur Eignungsfeststellung bei Teilnehmenden,
  – Verfahren zur Herleitung von Entwicklungs-, Eingliederungs-, Lehr- und Lernzielen,
  – Verfahren zur Konzeption der Maßnahmeangebote des Trägers, insbesondere auch mit Blick auf die individuellen Voraussetzungen bei den Teilnehmenden,
  – Verfahren zur Ermittlung des individuellen Entwicklungs-, Eingliederungs- bzw. Lernbedarfs,
  – Einsatz einer angemessenen Methodik,
  – Überwachung von Lernprozessen,
  – Erfassung der Teilnehmerpräsenz und Abbruchquoten bei Maßnahmen sowie Erfassung der Erreichung von Entwicklungs-, Eingliederungs- bzw. Lehrgangszielen.
• zu den Methoden der Bewertung der durchgeführten Maßnahmen sowie ihrer arbeitsmarktlichen Ergebnisse:
  – Überwachung der Entwicklungs-, Eingliederungs- bzw. Lernprozesse,
  – Erfassung der Teilnehmerpräsenz- und Abbruchquoten bei Maßnahmen,
  – Erfassung, ob Entwicklungs-, Eingliederungs- bzw. Lernziele erreicht sind und die Maßnahmequalität gewährleistet ist,
  – Erfassung ausbildungs- und/oder arbeitsmarktlicher Eingliederungsergebnisse,
  – Umgang mit den Evaluierungsergebnissen als Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses mit besonderem Blick auf Maßnahmekonzeption und -durchführung.
• zur Art und Weise der kontinuierlichen Zusammenarbeit mit Dritten und der ständigen Weiterentwicklung dieser Zusammenarbeit:
  – Analyse des Bedarfs der Zusammenarbeit mit Dritten,
  – Benennung der Dritten,
  – Erfassung der durchgeführten Aktivitäten unter Einhaltung des Datenschutzes,
  – Bedarfsabhängige Entwicklung der Zusammenarbeit.
• zu einem systematischen Beschwerdemanagement, einschließlich der Berücksichtigung regelmäßiger Befragungen der Teilnehmenden:
  – Befragung der Teilnehmenden zur Art der Durchführung der Maßnahme, zum Personal, zur räumlich-technischen Ausstattung sowie zum Ergebnis der Maßnahme,
  – Befragung des mit der Maßnahmeorganisation sowie der Maßnahmedurchführung betrauten Personals zur Art der Durchführung der Maßnahme, zur räumlich-technischen Ausstattung sowie zum Ergebnis der Maßnahme,
  – System der quantitativen und qualitativen Auswertung von Beschwerden,
  – System zur Einleitung und Verfolgung von erforderlichen Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen.

Auch hier keine Sorge, wenn Sie fürchten den Überblick zu verlieren. Unser Anforderungsprofil berücksichtigt auch die Ausgestaltung durch den Beirat und nicht alle Anforderungen müssen auf jeden Träger immer vollständig zutreffen. Je nachdem, in welchem Fachbereich Sie tätig sind und wie Ihre Organisation aufgestellt ist, wird der Zulassungsprozess zur AZAV Zertifizierung entsprechend angepasst.

Der erste Schritt in der AZAV Trägerzulassung bzw. AZAV Zertifizierung besteht aus der Übersendung des Fragebogens zur Angebotserstellung. Hier werden Informationen abgefragt, welche wir  für die Ermittlung des Auditaufwandes benötigen. Es gibt zudem detaillierte Verfahren für die Ermittlung der Auditzeit und die Zahl der zu besuchenden Standorte im Rahmen der AZAV Zertifizierung.

Aufgrund des Fragebogens erhalten Sie von uns ein detailliertes Angebot für die Trägerzulassung bzw. AZAV Zertifizierung und die jährlichen Überwachungsaudits. Des Weiteren die Verfahrensbeschreibung des gesamten Zulassungsprozesses nach AZAV mit allen relevanten Rechten, Pflichten und Themen welche im Rahmen der Trägerzulassung auftreten können.

Wenn Ihnen das Angebot zusagt, senden Sie uns den Vertrag zurück und erhalten daraufhin das Anforderungsprofil mit den Forderungen des SGB III, der AZAV und des Beirats gemäß §182 SGB III. Nachdem Sie uns die geforderte Dokumentation und entsprechende Nachweise zurückgesandt haben, bewerten wir dieses im Rahmen des Audits der Stufe 1 (Dokumentationsprüfung). Gibt es hier Korrekturbedarf oder fehlen benötigte Nachweise, erhalten Sie eine Auswertung mit den entsprechenden Punkten. Das Audit der Stufe 1 bzw. die Dokumentationsprüfung dient im Wesentlichen der Feststellung der Zulassungsreife. Somit können größere Mängel bereits vor dem eigentlichen Audit erkannt und behoben werden, was eine erfolgreiche AZAV Zertifizierung erheblich unterstützt.

Sind ggf. notwendige Ergänzungen und Korrekturen erledigt, planen wir mit Ihnen das Audit der Stufe 2 (Auditierung vor Ort). Gemäß der  DIN EN ISO 17021 müssen die Audits der Stufe 2 (Zulassungs- und Überwachungsaudits), anders als die Dokumentationsprüfung, zwingend vor Ort bei Ihnen stattfinden. Hier wird im Wesentlichen bewertet, ob die beschriebenen Aspekte auch in der Praxis umgesetzt sind. Liegt noch keine Geschäftstätigkeit vor, erfolgt die Bewertung anhand der konzeptionellen Festlegungen.

Über die Ergebnisse des Audits zur AZAV Zertifizierung erhalten Sie einen detaillierten Bericht. Treten beim Audit der Stufe 2 noch wesentliche Mängel auf, haben Sie bis zu 90 Tage Zeit diese abzustellen und entsprechende Nachweise einzureichen. Sind alle Anforderungen erfüllt, erhalten Sie ein Zertifikat mit fünfjähriger Gültigkeit. Zur Aufrechterhaltung der AZAV Zulassung bzw. AZAV Zertifizierung sind jährliche Überwachungsaudits erforderlich sowie die Mitteilung von wesentlichen Änderungen in der Organisation die zu einer Anpassung der Zulassung führen könnten. Die Überwachungsaudits haben in der Regel einen geringeren Umfang und sollen die fortlaufende Erfüllung der Anforderungen sicherstellen. Hier erfolgt auch die Bewertung der Durchführung von ggf. zugelassenen AZAV Maßnahmen der Arbeitsförderung.

Wie wird mit Standorten von Trägern verfahren, die konzeptbedingt nur in sehr geringem Umfang für wenige Stunden oder Tage innerhalb einer Maßnahme angemietet werden? Sind diese auch vor Ort im Rahmen der AZAV Zertifizierung zu prüfen?

Die Empfehlungen des Beirats nach §182 SGB III sehen vor, dass alle Standorte auf den Zertifikaten (Träger- und Maßnahmezertifikat) aufgeführt werden. Eine Vor-Ort-Prüfung im Rahmen einer Nachmeldung von Standorten ist nicht zwingend vorgeschrieben. Allerdings müssen jederzeit angemessene räumliche Bedingungen für die Teilnehmer sichergestellt werden. Die Anforderungen von „MD 1“ (Umfang der Stichprobe von Standorten) sind bei der Stichprobenziehung im Rahmen der AZAV Trägerzulassung bzw. Überwachung einzuhalten. Damit sind diese kurzzeitig genutzten Standorte, sofern sie zum Zeitpunkt der Aufwandsermittlung für das Audit vor Ort genutzt werden, Bestandteil der Grundgesamtheit für die Ermittlung der Stichprobe.

Was muss wie tief von den fachkundigen Stellen im Rahmen der Träger- oder Maßnahmezulassung geprüft werden (z.B. Teilnahmevertrag, Praktikumsvertrag, Verfahren)?

Hier bestimmt das SGB III z.B. „Ein Träger ist von einer FKS zuzulassen, wenn seine vertraglichen Vereinbarungen mit den Teilnehmenden angemessene Bedingungen insbesondere über Rücktritts- und Kündigungsrechte enthalten.“ (vgl. §178 S. 5 SGB III)
Die Entscheidung was genau geprüft wird, obliegt hier der fachkundigen Stelle unter Wahrung einer objektiven und aussagekräftigen Bewertung der Vertragsbedingungen. Konkrete inhaltliche Forderungen können jedoch aus Bereichen kommen, deren Einhaltung für die Förderung durch den Kostenträger unerlässlich sind. Unser Anforderungsprofil berücksichtigt entsprechend die Mindestanforderungen.

Welche Unterlagen müssen für eine nachträgliche Standortzulassung mindestens eingereicht und geprüft werden?

Die AZAV Trägerzulassung bzw. AZAV Zertifizierung dient der kontinuierlichen Sicherstellung für angemessene räumliche Bedingungen für die Teilnehmenden (§178 Nr. 1 SGB III i.V.m. §2 AZAV sowie §5 Abs. 1 S. 1 AZAV). Dies schließt eine ortsbezogene und fachbereichsbezogene Prüfung ein (vlg. §§2, 5 AZAV). Es muss nachvollziehbar sein, dass der Träger die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Dies gilt auch für die Anforderungen der Fachbereich für welche die Standortzulassung erteilt werden soll. Ob eine Vor-Ort- Begehung stattfindet, entscheidet die fachkundige Stelle unter Berücksichtigung der fachlichen Notwendigkeit zur Sicherung eines hohen Qualitätsstandards im Einzelfall. Die Empfehlungen des Beirats „Benennung von Standorten“ spricht von „mit geeigneten Maßnahmen“. Es muss jedoch belegbar sein, wie die Zertifizierungsstelle zu dem Ergebnis gekommen ist, dass die Anforderungen erfüllt sind.