AZAV Trägerzulassung

An dieser Stelle möchten wir Ihnen umfassende Informationen zur AZAV Trägerzulassung geben. Neben den Anforderungen der AZAV finden Sie auch Ausführungen zum Ablauf der Zulassung und wie wir für Sie den Prozess so einfach wie möglich gestalten.

Die AZAV als Gütesiegel für die geförderte Aus- und Weiterbildung

Einer unserer Schwerpunkte sind Bildungsträger im Bereich der geförderten Aus- und Weiterbildung. Sie sind ein unverzichtbarer Bestandteil sowie einer der Erfolgsfaktoren unseres Bildungssystems und damit der Wirtschaft.

Die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung – AZAV – legt vielseitige Anforderungen an Bildungsträger fest und fordert ein Zulassungsverfahren nach der DIN EN ISO/IEC 17021 mit zweistufigem Auditprozess. Eine gewissenhafte Befolgung der Vorgaben ist bei der geförderten Weiterbildung sehr wichtig. Bei Fehlern im Zulassungsprozess riskiert der Träger den Entzug oder die Aussetzung der Zulassung und Rückforderung von Fördergeldern. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Fehler bei dem Träger oder der Zertifizierungsstelle lag.

Die Anforderungen der AZAV müssen der Zertifizierungsstelle in geeigneter Form zur Verfügung gestellt werden. Dies kann in Form eines Handbuches erfolgen, muss es aber nicht. Die AZAV fordert kein Handbuch und auch kein spezielles Managementsystem. Es kann zwar durchaus Sinn machen, ein Qualitätsmanagementsystem, zum Beispiel nach DIN EN ISO 9001, aufzubauen und wesentliche Abläufe für alle Mitarbeiter in einem Handbuch festzuhalten, für die Zertifizierung bzw. Zulassung nach AZAV ist es aber nicht grundsätzlich erforderlich.

Zur Bereitstellung der geforderten Informationen für eine Zulassung bzw. Zertifizierung, haben wir für unsere Kunden ein Anforderungsprofil erstellt, welches die Anforderungen der AZAV und der mitgeltenden Dokumente wie z.B. die verpflichtenden Empfehlungen des Beirats nach §182 SGB III aufgearbeitet zusammenfasst. Der Kunde kann anhand dieses Profils die geforderte Dokumentation erstellen und geforderte Nachweise einreichen. Selbstverständlich kann auch eine komplett eigene Form der Dokumentation gewählt werden. Oftmals, insbesondere, wenn Musterhandbücher oder ähnliches gekauft wurden, hat sich der Träger aber viele unnötige Regelungen und Formalismus auferlegt. Eine Konzentration auf das Wesentliche kann hier viel Frust aus der Vergangenheit vergessen machen.

Anforderungen der AZAV Trägerzulassung

Die Anforderungen der AZAV Trägerzertifizierung bzw. Trägerzulassung beginnen im Wesentlichen im §178 SGB III. Dieser besagt, dass ein Träger zuzulassen ist, wenn er mindesten das Folgende erfüllt:

  • Besitz der erforderlichen Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit,
  • durch eigene Bemühungen die berufliche Eingliederung von Teilnehmenden in den Arbeitsmarkt unterstützen,
  • Leitung, Lehr- und Fachkräfte müssen über Aus- und Fortbildung sowie Berufserfahrung verfügen, die eine erfolgreiche Durchführung einer Maßnahme erwarten lassen,
  • Anwenden eines Systems zur Sicherung der Qualität (keine Festlegung auf ein bestimmtes System!),
  • angemessene Bedingungen in den vertraglichen Vereinbarungen mit den Teilnehmenden, insbesondere über Rücktritts- und Kündigungsrechte.

 

Damit aber nicht genug. Das SGB III enthält im §184 eine Verordnungsermächtigung welche zur Ausgestaltung der Anforderungen durch die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung – AZAV (früher AZWV) geführt hat.

Hier legt der §2 die Anforderungen für die Trägerzertifizierung bzw. Trägerzulassung weiter aus und fordert zu den oben genannten Punkten konkret das Folgende:

  • (1) Ein Träger ist nach § 178 Nummer 1 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch leistungsfähig und zuverlässig, wenn insbesondere seine finanzielle und fachliche Leistungsfähigkeit gewährleistet ist und keine Tatsachen vorliegen, die seine Unzuverlässigkeit oder die der für die Führung der Geschäfte bestellten Personen darlegen.Damit die fachkundige Stelle die Leistungsfähigkeit des Trägers beurteilen kann, erhält sie von dem Träger grundsätzlich folgende Angaben und Nachweise:
    1. eine Erklärung, ob über sein Vermögen ein Insolvenzverfahren eröffnet, beantragt oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wurde,
    2. eine Darstellung seiner Organisations- und Personalstruktur sowie der Eignung dieser Strukturen für die Durchführung von Maßnahmen der Arbeitsförderung,
    3. eine Darstellung der Eignung seiner von den Teilnehmenden zu nutzenden Räumlichkeiten und
    4. eine Übersicht über sein aktuelles Angebot an Maßnahmen.Damit die fachkundige Stelle die Zuverlässigkeit des Trägers beurteilen kann, erhält sie von dem Träger grundsätzlich folgende Angaben und Nachweise:
    1. bei natürlichen Personen Name, Geburtsdatum, Geburtsort, zustellungsfähige Anschrift, Anschrift des Geschäftssitzes und der Zweigstellen, von denen aus die Maßnahmen der Arbeitsförderung angeboten werden sollen, sowie bei juristischen Personen und Personengesellschaften Name, Geburtsdatum und Geburtsort der Vertreterinnen oder der Vertreter nach Gesetz, Satzung oder Gesellschaftsvertrag, Anschrift des Geschäftssitzes und der Zweigstellen, von denen die Maßnahmen der Arbeitsförderung angeboten werden sollen und soweit der Träger in das Vereins- oder Handelsregister eingetragen ist, einen entsprechenden Auszug,
    2. eine Erklärung des Trägers, der gesetzlichen Vertreterin oder des gesetzlichen Vertreters oder bei juristischen Personen oder nicht rechtsfähigen Personenvereinigungen der nach Gesetz, Satzung oder Gesellschaftsvertrag zur Vertretung oder Geschäftsführung Berechtigten über Vorstrafen, anhängige Strafverfahren, staatsanwaltschaftliche Ermittlungsverfahren und Gewerbeuntersagungen innerhalb der letzten fünf Jahre.

  • (2) Die Fähigkeit des Trägers, die Eingliederung der Teilnehmenden nach § 178 Nummer 2 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch zu unterstützen, setzt insbesondere voraus, dass er bei der Durchführung von Maßnahmen Lage und Entwicklung des Ausbildungs- und Arbeitsmarktes berücksichtigt.Damit die fachkundige Stelle diese Fähigkeit des Trägers beurteilen kann, erhält sie von dem Träger grundsätzlich folgende Angaben und Nachweise:
    1. eine Darstellung von Art und Umfang der Zusammenarbeit mit Akteuren des Ausbildungs- und Arbeitsmarktes vor Ort,
    2. eine Darstellung der Methoden, mit denen der Träger aktuelle arbeitsmarktrelevante Entwicklungen berücksichtigt,
    3. eine Übersicht der im jeweiligen Fachbereich nach § 5 Absatz 1 Satz 3 bereits durchgeführten Maßnahmen und deren arbeitsmarktliche Ergebnisse und
    4. Bewertungen des Trägers durch Teilnehmende und Betriebe.

  • (3) Damit die fachkundige Stelle beurteilen kann, ob die Aus- und Fortbildung sowie Berufserfahrung der Leitung sowie der Lehr- und Fachkräfte nach § 178 Nummer 3 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch eine erfolgreiche Durchführung einer Maßnahme erwarten lassen, erhält sie von dem Träger grundsätzlich folgende Angaben und Nachweise:
    1. zur Person sowie zur Aus- und Weiterbildung der Leitung sowie der Lehr- und Fachkräfte, einschließlich ihres beruflichen Werdegangs und ihrer praktischen Berufserfahrung im Fachbereich,
    2. zur pädagogischen Eignung der Lehr- und Fachkräfte, einschließlich ihrer methodisch-didaktischen Kompetenz, und
    3. Bewertungen der Lehr- und Fachkräfte durch Teilnehmende.

  • (4) Ein System zur Sicherung der Qualität nach § 178 Nummer 4 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch liegt vor, wenn durch zielgerichtete und systematische Verfahren und Maßnahmen die Qualität der Leistungen gewährleistet und kontinuierlich verbessert wird. Damit die fachkundige Stelle das Vorliegen der Voraussetzungen beurteilen kann, erhält sie von dem Träger eine Dokumentation grundsätzlich
    1. zu einem kundenorientierten und auf Eingliederung in den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt gerichteten Leitbild,
    2. zur Unternehmensorganisation und -führung, einschließlich der Festlegung von Unternehmenszielen und der Durchführung eigener Prüfungen zur Funktionsweise des Unternehmens,
    3. zu einem zielorientierten Konzept zur Qualifizierung und Fortbildung der Leitung und der Lehr- und Fachkräfte,
    4. zu Zielvereinbarungen, einschließlich der Messung der Zielerreichung und der Steuerung fortlaufender Optimierungsprozesse auf Grundlage erhobener Kennzahlen und Indikatoren,
    5. zur Berücksichtigung arbeitsmarktlicher Entwicklungen bei Konzeption und Durchführung von Maßnahmen der Arbeitsförderung,
    6. zu den Methoden zur Förderung der individuellen Entwicklungs-, Eingliederungs- und Lernprozesse der Teilnehmenden,
    7. zu den Methoden der Bewertung der durchgeführten Maßnahmen sowie ihrer arbeitsmarktlichen Ergebnisse,
    8. zur Art und Weise der kontinuierlichen Zusammenarbeit mit Dritten und der ständigen Weiterentwicklung dieser Zusammenarbeit und
    9. zu einem systematischen Beschwerdemanagement, einschließlich der Berücksichtigung regelmäßiger Befragungen der Teilnehmenden.

  • 5) Die vertraglichen Vereinbarungen nach § 178 Nummer 5 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch sollen vorsehen, dass den Teilnehmenden nach Abschluss der Maßnahme eine Teilnahmebescheinigung mit Angaben zum Inhalt, zeitlichen Umfang und Ziel der Maßnahme ausgehändigt wird.

 

Ergänzt werden diese Anforderungen durch die verpflichtenden Empfehlungen des Beirats nach §182 SGB III. Hier werden im Wesentlichen inhaltliche Konkretisierungen zu verschiedenen Absätzen und Anforderungen an verschiedene Prozesse der fachkundigen Stellen festgelegt. Um Sie an dieser Stelle nicht mit Text zur überschütten, finden Sie Informationen zu den Empfehlungen des Beirats in einem der nächsten Kapitel.

Wer nun fürchtet, den Überblick zu verlieren, der sei beruhigt. Wir haben für unsere Kunden ein Anforderungsprofil für die Trägerzulassung erstellt, welches die verschiedenen Punkte strukturiert zusammenfasst. Damit können Sie die geforderte Dokumentation einfach und systematisch vorbereiten und einreichen.

Anforderungen des Beirats nach §182 SGB III

Wie erwähnt, werden die Anforderungen der AZAV bzw. des SGB III durch den Beirat noch weiter konkretisiert. Für den Bereich der Trägerzulassung handelt es sich, neben verschiedenen Verfahrensanforderungen für die Zulassung und Überwachung der Träger um eine inhaltliche Ausgestaltungen der Anforderung zum Vorliegen eines Systems zur Sicherung der Qualität nach § 178 Nr. 4 SGB III i.V.m. § 2 Abs. 4 AZAV.

Der Beirat verlangt zu den verschiedenen Unterpunkten Aussagen über folgende Punkte:

  • zu einem kundenorientierten und auf Eingliederung in den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt gerichteten Leitbild:
    – Unternehmensprofil des Trägers,
    – Definition der „Kunden“ des Trägers und Nachweis, dass auf die Erwartungen der Kunden eingegangen und dies in den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung integriert wird,
    – Ausrichtung des Leitbildes am Ausbildungs- und Arbeitsmarkt,
    – In- und extern kommuniziertes Leitbild, welches regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst wird.
  • zur Unternehmensorganisation und -führung, einschließlich der Festlegung von Unternehmenszielen und der Durchführung eigener Prüfungen zur Funktionsweise des Unternehmens:
    – Aufbau- und Ablauforganisation inklusive der Verantwortlichkeiten im Unternehmen,
    – Unternehmensziele sowie operationalisierbare Ziele, die relevant für den Fachbereich der Zulassung bzw. die Arbeitsmarktdienstleistung sind,
    – Verfahren, wie das Unternehmen Qualitätspolitik und Qualitätsziele festlegt und regelmäßig überprüft.
  • zu einem zielorientierten Konzept zur Qualifizierung und Fortbildung der Leitung und der Lehr- und Fachkräfte:
    – Konzeption zur Personalentwicklung mit Aussagen zur Fort- und Weiterbildung und zur Personalpolitik,
    – Bedarfsermittlung an Schulungen des Personals,
    – Beurteilung der Wirksamkeit der durchgeführten Qualifizierung.
  • zu Zielvereinbarungen, einschließlich der Messung der Zielerreichung und der Steuerung fortlaufender Optimierungsprozesse auf Grundlage erhobener Kennzahlen und Indikatoren:
    – Aktuelle und messbare Unternehmens- und Qualitätsziele unter Darlegung der daran Beteiligten,
    – Regelmäßige Überprüfung der Zielerreichung,
    – Weiterentwicklung der Ziele und der Korrekturmaßnahmen.
  • zur Berücksichtigung arbeitsmarktlicher Entwicklungen bei Konzeption und Durch- führung von Maßnahmen der Arbeitsförderung:
    – Aktuelle und systematische Analyse des kundenrelevanten Ausbildungs- und/oder Arbeitsmarktes,
    – Kontinuierliche Einbeziehung der Analyseergebnisse in die Maßnahmekonzeption und Maßnahmedurchführung,
    – Aktuelle und systematische Analyse der kundenrelevanten Bedarfe in Bezug auf die Zielsetzung der Maßnahme.
  • zu den Methoden zur Förderung der individuellen Entwicklungs-, Eingliederungs- und Lernprozesse der Teilnehmenden:
    – Verfahren zur Eignungsfeststellung bei Teilnehmenden,
    – Verfahren zur Herleitung von Entwicklungs-, Eingliederungs-, Lehr- und Lernzielen,
    – Verfahren zur Konzeption der Maßnahmeangebote des Trägers, insbesondere auch mit Blick auf die individuellen Voraussetzungen bei den Teilnehmenden,
    – Verfahren zur Ermittlung des individuellen Entwicklungs-, Eingliederungs- bzw. Lernbedarfs,
    – Einsatz einer angemessenen Methodik,
    – Überwachung von Lernprozessen,
    – Erfassung der Teilnehmerpräsenz und Abbruchquoten bei Maßnahmen sowie Erfassung der Erreichung von Entwicklungs-, Eingliederungs- bzw. Lehrgangszielen.
  • zu den Methoden der Bewertung der durchgeführten Maßnahmen sowie ihrer arbeitsmarktlichen Ergebnisse:
    – Überwachung der Entwicklungs-, Eingliederungs- bzw. Lernprozesse,
    – Erfassung der Teilnehmerpräsenz- und Abbruchquoten bei Maßnahmen,
    – Erfassung, ob Entwicklungs-, Eingliederungs- bzw. Lernziele erreicht sind und die Maßnahmequalität gewährleistet ist,
    – Erfassung ausbildungs- und/oder arbeitsmarktlicher Eingliederungsergebnisse,
    – Umgang mit den Evaluierungsergebnissen als Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses mit besonderem Blick auf Maßnahmekonzeption und -durchführung.
  • zur Art und Weise der kontinuierlichen Zusammenarbeit mit Dritten und der ständigen Weiterentwicklung dieser Zusammenarbeit:
    – Analyse des Bedarfs der Zusammenarbeit mit Dritten,
    – Benennung der Dritten,
    – Erfassung der durchgeführten Aktivitäten unter Einhaltung des Datenschutzes,
    – Bedarfsabhängige Entwicklung der Zusammenarbeit.
  • zu einem systematischen Beschwerdemanagement, einschließlich der Berücksichtigung regelmäßiger Befragungen der Teilnehmenden:
    – Befragung der Teilnehmenden zur Art der Durchführung der Maßnahme, zum Personal, zur räumlich-technischen Ausstattung sowie zum Ergebnis der Maßnahme,
    – Befragung des mit der Maßnahmeorganisation sowie der Maßnahmedurchführung betrauten Personals zur Art der Durchführung der Maßnahme, zur räumlich-technischen Ausstattung sowie zum Ergebnis der Maßnahme,
    – System der quantitativen und qualitativen Auswertung von Beschwerden,
    – System zur Einleitung und Verfolgung von erforderlichen Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen.

 

Auch hier keine Sorge, wenn Sie fürchten den Überblick zu verlieren. Unser Anforderungsprofil berücksichtigt auch die Ausgestaltung durch den Beirat und nicht alle Anforderungen müssen auf jeden Träger vollständig zutreffen. Je nachdem, in welchem Fachbereich Sie tätig sind und wie Ihre Organisation aufgestellt ist, wird der Zulassungsprozess entsprechend angepasst.

Ablauf der AZAV Trägerzulassung

Der erste Schritt besteht aus der Übersendung des Fragebogens zur Angebotserstellung. Hier werden Informationen abgefragt, welche wir gemäß der DIN EN ISO 17021, als Grundlage der Akkreditierung als fachkundige Stelle, für die Ermittlung des Auditaufwandes benötigen. Die DAkkS hat hier zudem detaillierte Verfahren für die Ermittlung der Auditzeit und die Zahl der zu besuchenden Standorte festgelegt.

Aufgrund des Fragebogens erhalten Sie von uns ein detailliertes Angebot für die Trägerzulassung und die jährlichen Überwachungsaudits. Des Weiteren die Verfahrensbeschreibung des gesamten Zulassungsprozesses mit allen relevanten Rechten, Pflichten und Themen welche im Rahmen der Zulassung auftreten können.

Wenn Ihnen das Angebot zusagt, senden Sie uns den Vertrag zurück und erhalten daraufhin das Anforderungsprofil mit den Forderungen des SGB III, der AZAV und des Beirats gemäß §182 SGB III. Nachdem Sie uns die geforderte Dokumentation und entsprechende Nachweise zurückgesandt haben, bewerten wir dieses im Rahmen des Audits der Stufe 1 (Dokumentationsprüfung). Gibt es hier Korrekturbedarf oder fehlen benötigte Nachweise, erhalten Sie eine Auswertung mit den entsprechenden Punkten. Das Audit der Stufe 1 bzw. die Dokumentationsprüfung dient im Wesentlichen der Feststellung der Zulassungsreife. Somit können größere Mängel bereits vor dem eigentlichen Audit erkannt und behoben werden, was eine erfolgreiche Zulassung erheblich unterstützt.

Sind ggf. notwendige Ergänzungen und Korrekturen erledigt, planen wir mit Ihnen das Audit der Stufe 2 (Auditierung vor Ort). Gemäß der  DIN EN ISO 17021 müssen die Audits der Stufe 2 (Zulassungs- und Überwachungsaudits), anders als die Dokumentationsprüfung, zwingend vor Ort bei Ihnen stattfinden. Hier wird im Wesentlichen bewertet, ob die beschriebenen Aspekte auch in der Praxis umgesetzt sind. Liegt noch keine Geschäftstätigkeit vor, erfolgt die Bewertung anhand der konzeptionellen Festlegungen. Über die Ergebnisse des Audits erhalten Sie einen detaillierten Bericht. Treten beim Audit der Stufe 2 noch wesentliche Mängel auf, haben Sie bis zu 90 Tage Zeit diese abzustellen und entsprechende Nachweise einzureichen. Sind alle Anforderungen erfüllt, erhalten Sie ein Zertifikat mit fünfjähriger Gültigkeit.

Zur Aufrechterhaltung der Zulassung sind jährliche Überwachungsaudits erforderlich sowie die Mitteilung von wesentlichen Änderungen in der Organisation die zu einer Anpassung der Zulassung führen könnten. Die Überwachungsaudits haben in der Regel einen geringeren Umfang und sollen die fortlaufende Erfüllung der Anforderungen sicherstellen. Hier erfolgt auch die Bewertung der Durchführung von ggf. zugelassenen Maßnahmen der Arbeitsförderung.

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