Die Bundesagentur für Arbeit hat die aktuelle FAQ im Zusammenhang mit der Corona Thematik und dem Umstieg auf alternative Lernformen und die hier zu beachtenden Anforderungen veröffentlicht.
https://www.arbeitsagentur.de/institutionen/corona-faq-bildungstraeger
Wichtig ist hier insbesondere die Berücksichtigung von datenschutzrechtlichen Anforderungen beim Einsatz von Cloud-Diensten und Konferenzsystemen:
„Nutzung digitaler Lernformen
Die Unterbrechung des bundesweiten Maßnahmebetriebes stellt die BA und ihre Partner im Bereich arbeitsmarktpolitische Maßnahmen vor neue Herausforderungen. Ziel ist, den teilweisen oder kompletten Ausfall von Maßnahmen auch im Interesse unserer Kundinnen und Kunden soweit wie möglich zu reduzieren. Neben notwendiger Nachholung und Komprimierung von Maßnahmeinhalten können alternative, insbesondere digitale Lernformen wie bspw. e-Learning, Videotelefonie, virtuelles Klassenzimmer herangezogen werden, um den Teilnehmenden eine ortsunabhängige Kommunikation und Lernmöglichkeit bieten zu können.
Sofern Bildungs-/ Maßnahmeträgern hierfür digitale Möglichkeiten zur Verfügung stehen, sollten diese abfragen, ob Teilnehmende zu Hause über einen Internetzugang bzw. über die notwendige technische Ausstattung verfügen.
Wenn Bildungs-/ Maßnahmeträger kurzfristig neue alternative Angebote einrichten, wird eine umfassende Überprüfung in technischer und rechtlicher Hinsicht regelmäßig nicht möglich sein. Auch die Bildungs-/ Maßnahmeträger werden sich ggf. auf Angaben der Hersteller verlassen müssen, die nicht immer zu den Rahmenbedingungen und Anforderungen von Arbeitsmarktdienstleistungen passen.
Um dieser Situation Rechnung zu tragen, empfiehlt die Bundesagentur für Arbeit, bei der Produktauswahl zumindest Folgendes zu beachten:
- Der Bildungs-/ Maßnahmeträger hat darauf zu achten, dass der Hersteller keine Nutzerdaten an Dritte weitergibt.
- Der Bildungs-/ Maßnahmeträger hat seine Mitarbeitenden darauf hinzuweisen, dass eine Verarbeitung sensibler Daten (Art. 9 DSGVO: „rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung“) unterbleibt und eine Nutzung des Angebots ausschließlich zu Maßnahmezwecken zulässig ist.
- Der Bildungs-/ Maßnahmeträger hat – i. d. R. nach vorheriger Androhung – Accounts zu sperren, wenn er den Eindruck bzw. den Verdacht hat, dass diese von Unbefugten genutzt werden.
- Es ist zu regeln, dass ein virtueller Austausch nicht über Server in Staaten, zu denen es keinen Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO gibt, läuft.
- Der Bildungs-/ Maßnahmeträger ist verpflichtet, die Daten datenschutzkonform zu verarbeiten.
- Eine Nutzung von Clouds durch den Bildungs-/ Maßnahmeträger ist aufgrund der besonderen Situation ausnahmsweise möglich, wenn nur so ein Online-Unterricht ermöglicht werden kann. Die Verantwortung für die Nutzung liegt beim jeweiligen Bildungs-/ Maßnahmeträger. Bei Verlust von Daten oder Hackerangriffen hat der Bildungs-/ Maßnahmeträger dies umgehend der Bundesagentur für Arbeit zu melden. Eine Nutzung dieser Clouds in eigener Verantwortung des Bildungs-/ Maßnahmeträgers – in der Regel ohne DSGVO-konforme Zertifizierung der Cloud- Anbieter – ist auf maximal sechs Monate begrenzt.
- Es ist eine Einwilligungserklärung der Teilnehmenden einzuholen.“
Anforderungen spezieller Maßnahmeformen sind nochmal in dem entsprechenden Dokument dargelegt.