Häufig gestellte Fragen zur Zertifizierung
An dieser Stelle möchten wir auf einige Fragen eingehen, welche regelmäßig im Zusammenhang mit der Zertifizierung bzw. Zulassung aufkommen.
Schwerpunkt sind die Vorgaben welche sich auf den Auditaufwand und die Zusammenarbeit der Zertifizierungsstellen auswirken. Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht uns anzurufen oder uns zu schreiben!
Gibt es Vorgaben für den Umfang eines Audits / einer Zertifizierung?
Der zeitliche Umfang der jeweiligen Audits richtet sich in erster Linie nach der Zahl an vollzeitbeschäftigten Mitarbeitern. Hierfür existiert ein Berechnungsschema, welches für alle Zertifizierungsgesellschaften verpflichtend anzuwenden ist. Bei einer Organisationen mit mehreren Standorten kommt eine weitere Berechnungsformel hinzu. Die Zahl an zu besuchenden Standorten bei einem Audit richtet sich nach der Wurzel (bei Zertifizierungen) bzw. der Wurzel x 0,6 (bei Überwachungen) der Gesamtzahl von beantragten Standorten. Bei der AZAV Zulassung muss zudem eine „orts- und fachbereichsbezogene Prüfung“ sowie grundsätzlich immer die Nachverfolgung von vollständigen relevanten Prozessen sichergestellt sein.
Wie versuchen für unsere Kunden immer den geringstmöglichen Aufwand zu verwirklichen, aber ein Verstoß gegen die Vorgaben kann den Widerruf oder die Aussetzung der Zulassung zur Folge haben. IdR. passiert dies, wenn Kostenträger, Kunden oder die Akkreditierungsstelle darauf aufmerksam wird, sei es durch einen Mitbewerber oder einen verärgerten Mitarbeiter. Daher ist es unbedingt erforderlich, diese Vorgaben einzuhalten und damit die Gültigkeit Ihrer Zertifizierung zu gewährleisten.
Können Träger- und Maßnahmezulassung von unterschiedlichen fachkundigen Stellen durchgeführt werden?
Träger- und Maßnahmezulassung können von unterschiedlichen fachkundigen Stellen durchgeführt werden. Die fachkundige Stelle, welche die Maßnahmezulassung durchführt, muss mit geeigneten Mitteln die zugelassenen Maßnahmen überwachen und sicherstellen, dass die Anforderungen der Zulassung weiterhin erfüllt sind (Empfehlungen des Beirats nach §182 SGB III). Bei acadCERT entstehen dem Kunden für die Überwachung von Maßnahmen keine Kosten und damit kein zusätzlicher Aufwand, wenn die Trägerzulassung oder ältere Maßnahmen noch bei einer anderen fachkundigen Stelle liegen. Des Weiteren wird für die Übernahme von Trägerzulassungen lediglich eine Aufwandsentschädigung für die Verwaltungstätigkeit erhoben, um die Hürden so gering wie möglich zu halten.
Kann man die fachkundige Stelle / Zertifizierungsgesellschaft wechseln?
Der Wechsel einer fachkundigen Stelle ist problemlos möglich und erfolgt nach einem geregelten Verfahren der DAkkS und dem Grundsatz der Zusammenarbeit und gegenseitigen Anerkennung unter den fachkundigen Stellen (§6 AZAV) Die neue fachkundige Stelle kann eine Zulassung im laufenden Zulassungszyklus übernehmen und führt die weiteren Audits bis zum Ende der aktuellen Zertifikatslaufzeit durch. Die alte fachkundige Stelle widerruft ihre Zulassung und der Träger erhält von der neuen fachkundigen Stelle ein entsprechendes Zertifikat. Der Wechsel der Zertifizierungsgesellschaft verläuft auch in der Regel gegenüber den Kostenträgern reibungslos. Wir unterstützen Sie hierbei natürlich und sorgen für unterbrechungsfreie Arbeit.
Wer ist Träger im Sinne der AZAV?
Jede natürliche oder juristische Personen oder Personengesellschaft ist als eigenständige Träger zu sehen, welcher auch über eine eigenständige Trägerzulassung verfügen muss (§21 SGB III). D.h., ein loser Zusammenschluss von mehreren Unternehmen können nicht gemeinsam als Träger zugelassen werden. Ein Zusammenschluss von natürlichen Personen als GbR hingegen oder andere Konstellationen für juristische Personen sind zulassungsfähig. Zudem besteht immer die Möglichkeit von Gruppenzulassungen mit entsprechenden Einsparungen beim Aufwand und den Kosten (z.B. mehrere kooperierende Träger mit überwiegend identischen Prozessen).
Welche Anforderungen gelten für die Träger- und Maßnahmezulassung?
Die Anforderungen der AZAV Träger- und Maßnahmezulassung kommen im Wesentlichen aus den §§178 ff. SGB III, der AZAV und den Empfehlungen des Beirats nach §182 SGB III. Um die Anforderungen in einer einfachen und leicht nachvollziehbaren Weise bereitstellen zu können, haben wir für unsere Kunden ein Anforderungsprofil in Form eines Fragenkataloges für die Träger- und die Maßnahmezulassung erstellt. Weitere Informationen zu den Anforderungen der AZAV finden Sie auf den Seiten „AZAV Trägerzulassung“ und „AZAV Maßnahmezulassung„.
Ist bei der AZAV Zulassung eine Rezertifizierung nach fünf Jahren möglich?
Eine Rezertifizierung wie z.B. bei der DIN EN ISO 9001 ist bei der AZAV nicht möglich. Die Zulassung endet nach fünf Jahren und muss erneut beantragt werden. In jedem Audit muss eine Vollbewertung der Anforderungen der AZAV erfolgen. Die Tiefe der jeweiligen Konformitätsbewertung kann bei entsprechenden Voraussetzungen reduziert werden (DAkkS – Sektorkomitee; AZAV).
Kann eine Zertifizierung / Zulassung überschrieben werden?
AZAV Zulassungen können nicht ohne ein reguläres Zertifizierungsaudit von einem „Träger“ auf einen anderen übertragen werden. Die Erfüllung der Kriterien der AZAV müssen für die Zulassung individuell, fachbereichs- und ortsbezogen festgestellt werden. Eine Ausnahme bildet ggf. der Betriebsübergang. (DAkkS – Sektorkommitee; §5 AZAV).
Wie lange gilt eine Zertifizierung / Zulassung?
Die Gültigkeit einer AZAV Trägerzulassung ist auf fünf Jahre zu beschränken. Nach Ablauf der Zulassung erfolgt eine Neuzulassung, natürlich mit einer entsprechenden Reduzierung des Aufwandes im Vergleich zu Erstzulassung. Die AZAV Maßnahmezulassung hat eine Gültigkeit von drei Jahren. Bei besonderem arbeitsmarktpolitischen Interesse und sofern die Entwicklung auf dem Ausbildungs- und Arbeitsmarkt voraussichtlich keine wesentlichen Auswirkungen auf die Maßnahme hat, kann die Zulassung auf Antrag auch für fünf Jahre erfolgen (§5 AZAV).
Sind die „Empfehlungen“ des Beirats nach §182 SGB III verpflichtend?
Die Empfehlungen des Beirats sind, obwohl der Name etwas anderes erwarten lässt, für die Träger und die fachkundigen Stellen verbindlich anzuwenden bzw. einzuhalten. Die Rechtfertigung kommt sowohl aus dem §182 SGB III als auch aus dem §6 AZAV. Der Beirat ergänzt die Anforderungen der Zulassung gemäß den Erfahrungen aus der Zulassungs- und Überwachungspraxis. Diese Verfahrensweise ist zwar herausfordernd hinsichtlich der fortlaufenden Erfüllung der Zulassungsanforderungen, erspart aber aufwändige Änderungen in der Sozialgesetzgebung oder an der Verordnung. Wir informieren unsere Kunden regelmäßig über relevante Änderungen und arbeiten diese in unsere Dokumente ein.
Welche Bedeutung haben die Umsetzungshinweise der Bundesagentur für Arbeit?
Die Umsetzungshinweise der Bundesagentur für Arbeit sind für die fachkundigen Stellen im Rahmen der Zulassung und Aufrechterhaltung der Zulassung verpflichtend zu berücksichtigen. Die Rechtfertigung kommt auch hier aus dem §6 AZAV und unsere Kunden werden regelmäßig über relevante Veränderungen informiert sowie unsere Dokumenten angepasst.
Welche Bedeutung haben die fachlichen Weisungen der Bundesagentur für Arbeit?
Mit den fachlichen Weisungen der Bundesagentur erhalten die Agenturen für Arbeit und Operativen Services Vorgaben sowie Hinweise zum Einsatz der Förderleistungen. Auch wenn diese Regelungen nicht direkt zu den Anforderungen der Zulassung und Durchführung von Maßnahmen gehören, ist es dennoch sinnvoll diese zu kennen. Schließlich bringt es wenig, eine Maßnahme anzubieten, welche zwar die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt, aber gegen die Förderrichtlinien verstößt und ggf. später keine Gelder bekommt. Daher berücksichtigen wir auch, wo zutreffend, die fachlichen Weisungen und sonstigen Regelungen der Kostenträger um Ihren Erfolg in der Praxis sicher zu stellen.
Sind Unterauftragsvergaben bei Maßnahmen möglich?
Unterauftragsvergaben sind bis zu einem Umfang von 10 Prozent der Maßnahmedauer ohne eigenständige AZAV Zulassung des Unterauftragnehmers möglich (Empfehlungen des Beirats nach §182 SGB III). Wichtig! Dies gibt nicht bei Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung (Fachbereich 1 – AZAV). Hier muss der Unterauftragnehmer unabhängig vom Umfang der Tätigkeit eine Zulassung im Fachbereich 1 haben.
Dürfen Zertifizierungsstellen auch Beratung anbieten?
Gemäß der Vorgaben z.B. der DIN EN ISO 17021, dürfen Beratungsleistungen nicht zusammen mit der Zertifizierung angeboten werden. Schließlich würde man damit seine eigene Arbeit bewerten. Die Vorgaben erlauben jedoch die Vermittlung von allgemeinen, dem Verständnis der zugrundeliegenden Anforderungen dienenden, Kenntnissen.
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